TimeMate quick start guide


 

Hoe werkt
TimeMate?

Wat kan ik met TimeMate?

TimeMate is een online urenregistratie app gericht op ZZP-ers en het MKB. Met behulp van 1 web applicatie kunt u gemakkelijk al uw uren bijhouden. Uw standaard agenda communiceert met één online account waarin uw gehele administratie samenkomt.

Waar begin ik?

Om te beginnen met TimeMate gaat u naar app.timemate.nl. Vervolgens doorloopt u de stappen van het registratieproces en logt u in.

timemate-app-urenregistratie

Maak de koppeling met uw agenda

Na het inloggen ziet u het onderstaande scherm. Een belangrijke stap hier is het koppelen van uw agenda. Klik daarom op ‘MIJN AGENDA’S’.

U heeft de mogelijkheid om met uw Google of Outlook agenda te koppelen.

U wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Google of Outlook. Voer hier de inloggegevens van uw agenda in en geef TimeMate toestemming uw agenda weer te geven.

Hoera! Uw agenda is nu succesvol gekoppeld met TimeMate. Via uw mail krijgt u meer informatie hoe u eenvoudig uw uren kunt registreren.

 

 

Klanten en projecten toevoegen aan TimeMate

Met TimeMate kunt u gemakkelijk uw gewerkte uren bijhouden per klant en project. Dit doet u gewoon in uw standaard Google Agenda. U hoeft dus geen apart systeem te gebruiken voor uw gewerkte uren. Handig!

Om te kunnen beginnen met TimeMate moet u de onderstaande twee symbolen goed onthouden.

@ = Met het apenstaartje voert u klanten in

# = Met een hashtag voert u projecten in

Een voorbeeld:

@Hema #Administratie
of
@Google #Development

Maak een nieuwe afspraak aan in uw Google Agenda. Voer vervolgens in de ‘titel’ zowel de @klant als het #project in. U kunt eventueel nog opmerkingen toevoegen bij ‘beschrijving’. Zie het onderstaande voorbeeld:

 

Dit ziet er in jouw agenda als volgt uit:

That’s all!

 

Deze gewerkte uren worden nou automatisch geregistreerd in TimeMate.

 

 

 

 

Uw zakelijke KM's bijhouden

Met TimeMate kunt u nu ook eenvoudig uw zakelijke kilometers bijhouden. Alle informatie over iedere rit is online in TimeMate overzichtelijk terug te vinden. U houdt uw zakelijke km’s als volgt bij:
1) Voer uw adres in bij “bedrijfsgegevens”
2) Voer in uw agenda de locatie van uw afspraak in

3) Uw zakelijke km’s worden nu opgenomen in het overzicht in TimeMate:

Urenoverzichten exporteren

Exporteer gemakkelijk uw urenoverzicht naar excel, pdf, csv, text, json, png of maak een factuur van uw gewerkte uren!

Uren accorderen

Alleen geaccordeerde uren worden in het jaar en maandoverzicht weergegeven.

Uren accorderen doet u zo:

Ga naar uw urenoverzicht en selecteer (links checkbox) uw uren die u wilt accorderen.

Helemaal rechts in het overzicht zit u een rood balkje, dit betekent dat deze uren nog niet geaccordeerd zijn.

Druk vervolgens op actie en selecteer “Accordeer”.

Wanneer uren zijn geaccordeerd worden ze groen.

Deze uren worden nu weergegeven in het maand en jaar overzicht.

Werkbonnen aanmaken (in 3 stappen!)

Ga naar de functie werkbonnen binnen het TimeMate portaal. 

Druk op + knop, rechts boven aan.

Let op: Indien u een koppeling heeft met Snelstart worden werkbonnen vanaf Snelstart gesynchroniseerd en niet via deze manier. 

Zoek uw gewenste klant op, indien uw klant nog niet bekend is kunt u deze aanmaken door op de knop ‘Nieuwe klant toevoegen’ te drukken.

Druk vervolgens op de knop “verder”. In deze stap kunt u uw materialen toevoegen. De volgorde van deze materialen is te wijzigen door de regels te slepen naar uw gewenste positie. Ook is het mogelijk om materialen toe te voegen die nog niet bekend zijn, dit doet u via de knop “Nieuw artikel toevoegen”.

Materialen en klanten zijn te bewerken onder het submenu “klanten” en “artikelen”.

Druk tot slot nog een keer op de knop “verder”, kijkt u eventueel alles nog een keer na door op de stappen te drukken.

Uw werkbon is nu aangemaakt, lees “werkbon inplannen” hoe u deze werkbon kunt bijhouden via uw bestaande Outlook of Google agenda. 

Werkbonnen inplannen

Ga naar de functie werkbonnen binnen het TimeMate portaal. Open ook uw Google of Outlook agenda.

Als voorbeeld hebben wij een werkbon aangemaakt met het ordernummer 1. Om deze werkbon te bewerken via uw bestaande Outlook en Googel agenda vult u bijvoorbeeld dit in uw agenda: @TimeMate #1 (@{bedrijf} #{ordernummer}) .

TimeMate herkent vervolgens automatisch dat dit om een werkbon gaat. Via de link in de notities kunt u vervolgens uw verbruikte artikelen bijhouden. 

 

 

Werkbonnen artikelen omtrent uren

Als u een artikel koppelt aan een medewerker wordt dit artikel automatisch toegevoegd aan de werkbon. Dit gebeurt als deze werkbon is ingepland in de Google of Outlook agenda. Ook worden de uren vanaf de agenda direct in het aantal, van dit artikel, doorgevoerd.

Het is dus niet meer nodig om handmatig deze artikelen toe te voegen of het aantal hiervan te bewerken, dit doet TimeMate voor u, handig! Bekijk hier een voorbeeld: 

 

 

 

 

Staat uw vraag er niet tussen?

Heeft u een specifieke vraag, suggestie of opmerking waarmee wij onze dienstverlening kunnen verbeteren?  Neem contact op via info@timemate.nl.